مدیریت منابع سازمانی، فرایندی برای برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و تخصیص منابع سازمانی به بهترین شکل ممکن است و هدف نهایی‌اش این است که کارایی منابع سازمانی را به حداکثر برساند و این به نوبه خود می‌تواند به تحقق پروژه، وظیفه یا اهداف سازمانی کمک کند. امروزه مدیریت منابع سازمان به یک بخش جدایی‌ناپذیر از هر کسبوکار تبدیل شده است.
برخی از مؤلفه‌های مدیریت منابع سازمانی عبارتند از زمان‌بندی منابع، پیش‌بینی و برنامه‌ریزی منابع، برنامه‌ریزی ظرفیت و غیره.
تعریف مدیریت منابع
مدیریت منابع سازمانی فرایندی است که منابع سازمانی مختلف را به طور مؤثری به کار می‌گیرد. این منابع می‌توانند شامل منابع انسانی، دارایی‌ها، امکانات، تجهیزات و موارد دیگر باشند.
این کار شامل برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و تخصیص منابع به یک پروژه در زمان و با هزینه مناسب است. مدیریت منابع، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا از نیروی کار ماهر خود به صورت بهینه استفاده کرده و سودآوری خود را افزایش دهند.
اهمیت مدیریت منابع
مدیریت منابع نقش بسزایی در بهبود سودآوری و پایداری یک کسب و کار دارد. بیایید ببینیم که مدیریت منابع سازمانی چگونه می‌تواند بر درآمد و سود یک شرکت تأثیر بگذارد. در ادامه چند مورد از مزایای مدیریت منابع سازمانی که توسط یاشار دستمالچی برشمرده شده‌اند را به شما معرفی می‌کنیم:
- مدیریت منابع سازمانی می‌تواند هزینه منابع یک پروژه را به میزان قابل توجهی کاهش دهد
مدیریت منابع سازمانی به شما اجازه می‌دهد تا با داشتن یک دید گسترده در سطح سازمان خود، منابع مقرون‌به‌صرفه‌ای را از مکان‌های کم‌هزینه تهیه کرده و مورد استفاده قرار دهید. مدیریت منابع سازمانی با توزیع منابع کلیدی به طور یکنواخت در همۀ بخش‌های سازمان، می‌تواند هزینه‌ها را کنترل کند. - شکاف بین ظرفیت و تقاضا را پر می‌کند
پیش‌بینی تقاضا، تابعی از مدیریت منابع سازمانی است و به مدیران اجازه می‌دهد تا بتوانند پیش‌بینی کنند که کدام یک از منابع در آینده متقاضی بیشتری خواهند داشت. مدیران پس از مشخص کردن کمبودهای منابع خود، می‌توانند یک برنامه عملیاتی را تدوین کنند تا به طور فعالانه شکاف میان ظرفیت و تقاضا را پر کنند. - نظارت بر شاخص سلامت سازمان و بهبود آن
کارکنان برای پیشرفت در کارشان، به رهبران خود نگاه می‌کنند. اگر شما انگیزه و فرصتی را برای توسعه شغلی کارکنان خود ایجاد نکنید، این منجر به کاهش مشارکت، کاهش بهره‌وری و فرسودگی نیروی کارتان می‌شود. نظارت منظم بر مهارت‌ها و عملکرد نیروی کار، می‌تواند کارشان را بهبود بخشد و همچنین باعث افزایش ارزش سازمانتان خواهد شد.
مهارتهای موردنیاز برای مدیریت منابع سازمانی
مدیران سازمان‌ها برای مدیریت سرمایه‌ها و منابع شرکتشان، مسئولیت‌های متعددی را برعهده دارد. برخی از مهارتهای مورد نیاز برای مدیریت منابع سازمانی به شرح زیر هستند.
- مهارتهای ارتباطی
مدیران با اختصاص منابع مناسب به هر بخش، نیازهای بخش‌های مختلف از سازمان خود را برآورده می‌کنند. از آنجایی که آن‌ها در این فرایند به عنوان یک واسطه عمل می‌کنند، بنابراین باید از مهارتهای ارتباطی بسیارخوبی برخوردار باشند. - توانایی حل تعارض
اغلب چندین بخش مختلف از یک سازمان، نیازمند یک منبع مشابه هستند. در این حالت، اگر سازمان شما از معیارهای اولویت‌بندی برخوردار نباشد، ممکن است که چنین موقعیتی منجر به ایجاد تعارض شود. این وظیفه شما است که در چنین موقعیتی مداخله کرده، انتظارات را با هم سازگار کرده و اطمینان حاصل کنید که همه با هم به توافق رسیده و می‌توانند به کار خود ادامه دهند. - دانش تخصصی
از آنجایی که این وظیفه مدیران منابع است که منابع مناسب را به کارهای مناسب اختصاص دهند، بنابراین بسیار مهم است که آن‌ها مهارت‌ها و منابع سازمان خود را به خوبی درک کنند. اگر مدیر منابع بدون دانش مهندسی در یک شرکت مهندسی مشغول به کار باشد، در بلندمدت در برنامه‌ریزی منابع دچار چالش خواهد شد. - برنامه‌ریزی برای آینده
مدیران منابع باید برای تحقق تقاضا باید برنامه‌ریزی داشته باشند. آن‌ها باید برای آینده خود برنامه‌ریزی کرده و تصمیمات حساب شده‌ای را برای تامین منابع مناسب اتخاذ کنند. - مدیریت ریسک
اگر یک منبع برای مدتی طولانی بدون برنامه باقی بماند چه می‌شود؟ اگر فرسایش ناخواسته رخ دهد چه اتفاقی می افتد؟ یک مدیر منابع چگونه می‌تواند با این وضعیت‌ها مقابله کند؟ اگر شما یک برنامه پشتیبان برای خود در نظر گرفته باشید، در این صورت مقابله با این شرایط کار آسانی به نظر می‌رسد.
پیامدهای به‌کارگیری یک استراتژی ضعیف در مدیریت منابع سازمانی
به گفته دکتر میثم شکری ساز، سازمان‌هایی که استراتژی‌های ضعیفی را در مدیریت منابع خود به کار می‌گیرند، کسبوکار خود را با خطرات زیر روبرو خواهند کرد:
- افزایش هزینه‌های پروژه
تخصیص ناکارآمد منابع یا رزرو منابع پرهزینه به جای استفاده از منابع کم هزینه با عملکردهای مشابه، موجب افزایش بودجه پروژه می‌شود. - کاهش عملکرد کارکنان
عملکرد ضعیف کارکنان، یکی از مهمترین پیامدهای مدیریت منابع غیربهینه است. انتظارات غیرواقعی، تخصیص کار بیش از حد یا عدم توجه به علایق و مهارتهای کارکنان می‌تواند به کاهش مشارکت و بهره‌وری آن‌ها منجر شود. این امر بر کیفیت پروژه‌های سازمان نیز تأثیری منفی می‌گذارد و روحیه کارکنان را پایین می‌آورد. - افزایش ترک شغل کارکنان
وقتی کارکنان احساس می‌کنند که مهارت‌هایشان به بهترین شکل ممکن به کار گرفته نشده است، احساس نارضایتی کرده و از کار فاصله می‌گیرند. استفاده بیش از حد از منابع انسانی نیز می‌تواند منجر به فرسودگی آن‌ها شود. این شرایط می‌تواند مجموعه‌ای از منابع انسانی ارزشمند شما را مجبور کند تا به دنبال فرصت‌های شغلی دیگری بروند. - تأخیر در تحویل پروژه
شما بدون در نظر گرفتن منابع خود، ممکن است آن‌ها را به پروژه‌هایی اختصاص دهید که اصلاً با آن مطابقت ندارند. این می تواند منجر به تاخیر در تحویل پروژه شود، زیرا آن منابع توانایی لازم برای پیشبرد آن پروژه‌ها را در اختیار نداشته‌اند. - نارضایتی مشتری و از دست رفتن کسبوکار
شیوه‌های ناکارآمد در مدیریت منابع سازمانی منجر به تخصیص ضعیف منابع می‌شود، این به نوبه خود باعث بوجود آمدن مهلت‌های تحویل فشرده و حجم کاری زیاد می‌شود و می‌تواند تیم را تحت فشار قرار دهد، بدین ترتیب احتمال خطا نیز افزایش می‌یابد. تأخیر در تحویل، به خطر افتادن کیفیت کار و افزایش هزینه، سلامت یک پروژه را به خطر می‌اندازد و این منجر به نارضایتی مشتری خواهد شد.